آموزش رایگان ترفندهای اکسلی که فقط حرفه ایی ها می دانند!!

کاربرانی که علاقمند به اکسل هستند و دوست دارند سطح دانشی اکسل خود را به راحتی بالا ببرند و در حیطه کاری خود بدرخشند، لازم است که به نکات و ترفندهای اکسلی مسلط شوند و به کار خود سرعت ببخشند. از این رو در این مقاله به 7 تکنیک اکسلی اشاره کردیم که دانستن و استفاده از آن باعث بهبود عملکرد شما می شود.

مسئله ای که اکثر استفاده کنندگان از کامپیوتر برایشان اهمیت دارد زمان است. یک کاربر باید کار با نرم افزار را در سریعترین زمان ممکن انجام دهد.

برای اینکار باید مهارت های خود را در استفاده از اکسل بالا ببرید. در ادامه با ما باشید تا نکاتی را به شما بگوییم که شاید تاکنون نمی دانسته اید و مطمئنا این تکنیک ها میتواند سرعت کار شما را بیشتر کند.

1 : تابع SUM یا +ALT

یکی از آموزش های مقدماتی اکسل برای جمع زدن داده این می باشد که ما ALT+= را زیر دادها مانند نمونه زیر بزنیم. خود اکسل به صورت پیش فرض تابع SUM را می نویسد و همچنین خود اکسل محدوده رو انتخاب می کند و مابا زدن Enter می توانیم جمع داده ها را به راحتی ببینیم.

2: تابع SUBTOTAL یا +ALT

اگر جمع داده ها را بذاریم بعد از این که داده ها را فیلتر کردیم بعد بیایم زیر داده ها Auto Sum یاALT+ = را بزنیم، سیستم به جای تابع SUM از تابع SUBTOTAL استفاده می کند و موارد فیلتر شده را در این تابع در نظر نمی گیرد.

3: نکته تابع SUBTOTAL

قبل از این که نکته بعدی را بگوییم، لازم هست داده ها را از فیلتر خارج کنیم.

برای اینکارALT+A+C را میزنیم و داده ها از فیلتر خارج می شوند. یعنی با این کار تمام فیلتر ها را حذف می کنیم.
حالا اگر ما از تابع SUBTOTAL استفاده کردیم و بخواهیم داده ها را پنهان کنیم چه اتفاقی برای جمع داده ها خواهد افتاد.
اگر الان جمع داده ها را نگاه کنیم مبلغ 749.45 طبق جدول زیر خواهد بود .

حالا محدوده را انتخاب کرده با کلیک راست گزینه Hide را میزنیم و داده های ما پنهان می شود.

ولی جمع اعداد همچنان ثابت و بدون تغییر می باشد. یعنی جمع اعداد نسبت به داده های پنهان شده همان طور که در زیر می بینید فعال نبوده است.

حالا چی کار می توانیم بکنیم ؟

می آییم به جای عدد 9 در فرمول تابع SUBTOTAL است همان طور که در زیر می بینید

با پاک کردن عدد 9 تابع SUBTOTAL پنجره ای مطابق زیر باز می گردد.

اینجا اگر ببینید هرکدام از توابع ما یک عدد دارد، ازعدد 1 تا عدد 11 نسبت به ردیف های پنهان حساس نیستند ولی از عدد 101 به بعد نسبت به ردیف های پنهان شده حساس هستند.

یعنی ما برای SUM که عدد 9 می باشد باید عدد 109 را انتخاب کنیم

حالا می بینید که فقط جمع اعداد شامل مواردی است که اینجا داریم و می بینیم.

4: ظاهر شدن ردیف های پنهان

این که اگر ما ردیف های را که پنهان کردیم را بیایم گزینه فیلتر رو باز کنم بدون این که عملیاتی انجام دهیم

فقط گزینه OK رو بزنیم خواهید دید که ردیف های پنهان شده ظاهر می گردد

و حتی اگر فایل ما قفل باشد ولی فایل ما امکان دسترسی فیلتر را به ما داده باشد، با این کار ردیف های پنهان ظاهر می شود.

نکته :

اگر ما یک سری داده های دیگه مثل زیر داشته باشیم و بخواهیم یک ستون یا دو ستون بین این داده ها را پنهان کنیم

مثلا ستون F و E را پنهان کنیم.

حالا بخواهیم جمع دو ستون باقی مانده را با تابع SUM بنویسیم که با زدن ALT+= جمع داده ها رو میبینیم.

حالا خواهید دید که چه اتفاقی خواهد افتاد، اکسل آن داده هایی هم که پنهان هست را در جمع نیز تاثیر داده است.

در این جا اکسل هیچ راه حل مستقیمی در این ارتباط ندارد.

که بیاید فقط دو داده مورد نظر را جمع کند، یعنی مثل مورد قبلی بتوان از تابع SUBTOTAL و یا از توابع دیگر استفاده کرد و جواب درست را بدست آورد امکان پذیر نیست.

یعنی حتی اگر از SUBTOTAL استفاده کرد باز هم همان نتیجه را به ما نشان می دهد. پس راه حل چی هست؟
در این جا ما مجبوریم یک تابع خودمان برای اسکل باALT+ F11 تعریف کنیم. این تابعی که ما تعریف کردیم و کدهاش رو نوشتیم

و اگر شما این کدها را بنوسید تابعی به نام SumVisible به اکسل شما اضافه می کند و بعد از آن می توانید از این تابع استفاده کنید و این تابع برای شما پاسخگو خواهد بود.
و حالا اگر شما بخواهید این کدها را در اکسل بنویسید. بایدALT+F11 را بزنید و بعد گزینه Insert را بزنید

و یک ماژول(Module) ایجاد کنید و توی صفحه خالی ایجاد شده کدهای مورد نظر را بنوسید.
خوب حالا می توانیم تابع SumVisible را تست کنیم.

در سلول مورد نظر می نویسم مساوی SumVisible پرانتز باز محدوده را انتخاب و Enter را میزنیم. خواهیم دید که دقیقا فقط داده هایی که ظاهر هستند را برای ما جمع زده است.

5 : آموزش قابلیت Smart Lookup

یکی دیگر از تکنیک های اکسل این است که اگر داده‌ای درون یک سلول وارد کرده باشید با کلیک راست روی این داده گزینه‌ای تحت عنوان Smart Lookup را مشاهده می‌کنید.

Smart Lookup در آفیس 2016 به اکسل اضافه شده است که با کلیک بر روی این گزینه داده شما در اینترنت جستجو می‌شود و شما می‌توانید به سایت‌های مرتبط با این داده مراجعه کرده و آنها را باز کنید.

6: آموزش قابلیت My Add-ins

در زبانه (Tab) Insert گزینه‌ای تحت عنوان My Add-ins داریم که با انتخاب این گزینه می‌توانید یک سری افزونه‌های کاربردی را پیدا کنید که این افزونه‌ها در قسمت STORE دسته بندی شده‌اند

شما می‌توانید جستجو کرده و موارد کاربردی را پیدا کنید.

یکی از مواردی که می‌توانیم اضافه کنیم Excel Colorizer Add-ins است. اگر این گزینه را انتخاب کنیم، می‌توانیم صفحه خودتان را با تم (Theme) خاصی رنگی کنیم.

برای استفاده از این تم (Theme) پیش‌فرض، محدوده را انتخاب کنید و Colorize را بزنید و بدین ترتیب همانگونه که در شکل زیر ملاحظه می‌کنید محدوده با یک تم (Theme) خاص، رنگی شد.

بر این اساس شما می‌توانید با تغییر تنظیمات این بخش، تم‌های (Themes) زیباتری را به اکسل خودتان اضافه کنید.

7- با دابل کلیک روی عنوان ریبان آن را پنهان و با تکرار این کار آن را ظاهر نمایید.

8- تکنیک چرخاندن غلطک (اسکرول)

9- راست کلیک روی مکان نشان داده شده و رفتن به شیت دلخواه

10. انتخاب چند شیت با نگهداشتن کلید Ctrl و جابجا کردن آن

11. انتخاب سریع چندین شیت با نگهداشتن کلید Shift

12- کپی قالب بندی مورد نظر و اعمال آن روی سایر سلول ها با دابل کلیک روی گزینه Format Painter

13- بزرگ و کوچک کردن ناحیه فرمولا بار با موس

14- دابل کلیک روی یک کلمه برای انتخاب کامل کلمه

15- استفاده از ابزار پرکردن (Fill handle) با استفاده از کلیک راست

با کمک ابزار فیل هندل یا بسط دادن اما با کلیک راست موس میتوانید گزینه های زیر را مشاهده و از این تکنیک لذت ببرید

Copy Cells
Fill Series
Fill Formatting Only
Fill Without Formatting
Fill Days
Fill Weekdays
Fill Months
Fill Years
Linear Trend
Growth Trend
Series…

16. پر کردن خودکار با دابل کلیک

17. ویرایش محدوده فرمول

با استفاده از موس پس از آنکه سلول حاوی فرمول را انتخاب کردید و با دابل کلیک یا زدن F2 به حالت ویرایش فرمول رفتید میتوانید به صورتی که نمایش داده شده محدوده حاوی فرمول را تغییر دهید.

18. پرش به اولین و آخرین سلول حاوی داده

این تکنیک از تکنیک های محبوب من می باشد. و ارزش آن را زمانی درک خواهید کرد که بین یک محدوده چندهزار سطری بخواهید سریعا به ابتدا یا انتهای آن منتقل شوید.

19. انتخاب سریع یک محدوده به کمک کلید Shift

اولین سلول را انتخاب کرده و با نگهداشتن کلید Shift و کلیک روی سلول انتهایی آن محدوده را انتخاب نمایید.

20. انتخاب محدوده چندگانه با نگهداشتن کلید Ctrl

21. جابجا کردن محدوده انتخاب شده به وسیله موس

22. جابجا کردن یک ستون یا محدوده انتخابی با نگهداشتن کلید Shift

یکی دیگر از تکنیک های مورد علاقه من که بسیار کاربردی هم هست جابجا کردن محدوده انتخابی با استفاده از SHIFT +

Drag 23. کپی کردن محدوده انتخابی با نگهداشتن کلید Ctrl

و اما آخرین مورد کپی سریع محدوده انتخابی با نگه داشتن کلید Ctrl و درگ به محل مورد نظر می باشد.

24 : استفاده از ابزار Auto Sum با زدن کلید Alt + =

با انتخاب اولین سلول خالی پس از محدوده ای از اطلاعات که به صورت سطری یا ستونی وارد شده و سپس زدن کلید ترکیبی Alt و علامت = میتوانید به سرعت جمع محدوده مورد نظر را ببینید.

25 : کلیدهای ترکیبی جهت فرمت بندی سلولها

برای فرمت بندی سلول ها در سه حالت دلار، درصد و دو رقم ممیز میتوانید از کلید های ترکیبی نمایش داده شده در زیر استفاده نمایید.

26 : نمایش فرمول های درون سلول ها با زدن کلید ترکیبی Ctrl+ `

شما با زدن کلید ترکیبی Ctrl+` میتوانید فرمول های سلولهای خود را مشاهده کنید و با زدن دوباره آن به حالت قبل برگردید.

نکته: علامت ` در سمت چپ اعداد موجود در بالای صفحه کلید قرار دارد و معمولا حرف پ فارسی یا ~ روی آن قرار دارد.

27 : پرش به ابتدا یا انتهای داده ها با کلید میانبر در اکسل

وقتی داده های شما چندین هزار سطر یا ستون است بجای اسکرول کردن به پایین که زمان زیادی را از شما میگیرد تا به انتهای داده ها برسید میتوانید با زدن کلید ترکیبی Ctrl+ جهت مورد نظر به انتهای داده ها در آن جهت بروید. اما نکته مهمتر این که اگر بخواهید محدوده داده هایتان که شامل تعداد زیادی سطر یا ستون است را انتخاب کنید باید به همراه کلید ترکیبی گفته شده کلید Shift را نیز نگه دارید.

28 : بسط دادن فرمولها با دابل کلیک در اکسل

برای بسط دادن یک فرمول راه معمول قرار دادن موس روی مربع پررنگ گوشه پایین سلول و درگ کردن به پایین است اما اگر تعداد ردیف ها زیاد باشد این کار وقت شما را هدر میدهد ، بجای اینکار میتوانید در محل گفته شده دابل کلیک کنید.

29 : اضافه یا حذف کردن یک سطر یا ستون با کلید میانبر

مدیریت سطرها و ستونها یکی از کارهای پرتکرار در اکسل هست و لازمه اینکار اضافه یا حذف کردن یک سطر یا ستون هست.

برای اضافه کردن یک سلول یا سطر یا ستون یکی از راههای سریع استفاده از کلید میانبر CTRL + SHIFT + ‘=’ می باشد یا Ctrl + (+) البته مثبت داخل پرانتز منظور علامت جمع در صفحه کلید عددی سیستم شما می باشد.

برای حذف یک سلول یا سطر یا ستون نیز میتوان از کلید ترکیبی CTRL + – استفاده نمود.

30 : تنظیم عرض یک یا چند ستون

یکی از دلایل نمایش #### در سلول ناکافی بودن عرض آن می باشد و برای حل این مشکل کافیست ستون هایی که میخواهید را با کلیک روی عنوان آن و نگهداشتن Ctrl انتخاب کرده و روی لبه کنار عنوان ستون دابل کلیک کنید. اینکار عرض ستون را به اندازه بزرگترین سلول موجود در آن ستون تنظیم میکند.

31 : بسط دادن یک الگو در اکسل

تصویر زیر گویای این آموزش می باشد.

32 : جابجایی بین شیت ها در اکسل

برای جابجایی سریع بین شیت ها کافیست از کلید ترکیبی CTRL + PGUP یا CTRL + PGDN استفاده کنید.

33 : دابل کلیک روی فرمت پینتر

یکی از ابزارهای جالب در مجموعه آفیس استفاده از گزینه Format painter میباشد که قالب یک سلول را روی سلول دیگر اعمال میکند. اما با دابل کلیک روی گزینه Format painter میتوانید قالب یک سلول را روی چندین سلول ناپیوسته در جاهای مختلف اعمال کنید.

با توجه به اینکه زمان کافی برای تایپ این آموزش اکسل نداشتم و اینکه در تصاویر به صورت واضح عمل انجام شده مشخص می باشد توضیحات تکمیلی و ساده تر ندادم. اما در هرکدام از موارد که مشکلی داشتید آماده توضیح هستم یا اینکه اگر تکنیک دیگری هست که شما از آن استفاده می کنید میتوانید از قسمت نظرات به اشتراک بگذارید.

Rate this post