علت خطای جمع اعداد در اکسل

گاهی دراکسل با مجموعه ایی از اعداد و ارقام سرو کار دارید و می خواهید مجموع چند عدد یا چند ستون و سطر را به دست آورید ،به همین دلیل به سراغ جمع در اکسل می روید . و بنا به دلایلی داده ها و اعدادی را به ردیف های گزارش خود اضافه می کنید و انتظار دارید اکسل بصورت اتوماتیک عملیات جمع را رفرش کند !!

در این آموزش می خواهیم به مشکل عملیات جمع در اکسل به هنگام ورود داده های تازه بپردازیم تا با دانستن آن دیگر در گزارش گیری خود مرتکب اشتباه نشویم .

علائم ظاهری خطا جمع در Excel و نحوه بیان آن از طرف شما

* هر بار که Excel را باز می‌کنم یک پیغام می‌دهد و با OK کردن نیز رفع نمی‌شود و بار دیگر نشان داده می‌شود.
* یک فلش آبی رنگ روی صفحه Excel می‌آید و اصلا انتخاب و پاک نمی‌شود.
* نتیجه فرمول SUM عدد صفر می‌شود و این در حالی است که من کلی عدد در محدوده Sum دارم.

بله، شما به یکی از اشکال فوق سوالتان را می‌پرسید و جواب همه آنها در Excel رخ دادن خطای Circular Reference است که باید آنرا پاک یا کنترل نمایید.

توضیح Circular Reference در Excel

برای توضیح این خطا یک مثال ساده آورده می‌شود تا دقیقا بفهمید که چه بر سر Excel  می‌آید. فرض کنید که در یک اداره رفته‌اید و باید نامه‌ای امضا شود، آقای کارمند الف می‌گوید ” نامه شما ابتدا باید به  تایید آقای جیم برسید ” و وقتی که به اتاق آقای “جیم” می‌روید، می‌گوید “این نامه ابتدا باید توسط آقای الف کارشناسی و تایید شود”.
و نتیجه این کار پاس‌کاری شما یا قرار گرفتن در یک “دور باطل” یا به قول ما کامپیوتری‌ها Loop خواهد بود که در Excel به این حالت Circular Reference می‌گویند.

Circular Reference در Excel چگونه ایجاد می‌شود؟

مانند شکل زیر در خانه B2 فرمولی را بنویسید که اشاره به خانه E2 داشته باشد (مهم نیست چه فرمولی ، اما در آن حتما E2 آمده باشد) سپس در خانه E2 فرمولی را بنویسید که اشاره به خانه B2 داشته باشد.
بعد زدن کلید Enter در سلول دوم Excel بلافاصله پیغام زیر را به شما نشان می‌دهد و اگر کلید OK را بزنید Help نرم افزار Excel باز شده و Circular Reference را توضیح می‌دهد.

البته حالت‌های دیگری نیز می‌توان مثال زد، مثلا شما در سلول B2 فرمولی مانند زیر را بنویسید. چون خود سلول در محدوده تابع SUM است در نتیجه Circular Reference ایجاد خواهد شد.

آوردن فلش آبی رنگ

بعد اینکه این حالت را ایجاد کردید، اگر خانه E2 را ویرایش کنید (روی E2 کلید F2 را بزنید و سپس Enter) این فلش به صورت خودکار نمایش داده می‌شود و بیانگر ایجاد  Circular Reference در Excel است.

خطای هنگام باز شدن این فایل

این فایل را ذخیره کنید و ببنید و سپس باز نمایید، مشاهده می‌کنید که در هر بار بازشدن فایل پیغام خطای Circular Reference نمایش داده می‌شود.

روش دیگری برای تشخیص Circular Reference

هموار در Status Bar شما می‌توانید آدرس اولین سلولی که دچارCircular Reference  شده است را ببنید. که به محض رفع کردن خطای این سلول ، آدرس سلولهای بعدی را نشان می‌دهد.

روش پیدا کردن همه Circular Reference

از ریبون (به نوار ابزار Excel 2007 ریبون می‌گویند) گزینه Formula و سپس مانند شکل زیر اقدام نمایید:

نتیجه فرمولهایی که به سلول‌های Circular Reference اشاره دارند، همواره صفر است

در مثال زیر سلول C5 دچار CR شده است (فرمول آن در سلول کناری برای راهنمایی به صورت متنی کمرنگ نوشته شده) و همانطور که می‌بینید نتیجه سلول C9 که جمع سلولهای بالایی است عدد صفر شده است و این به دلیل خطای CR است.

تا اینجا با مفهوم Circular Reference در Excel آشنا شده‌اید و حال به نحوه رفع این خطای آشنا خواهیم شد.

روش رفع خطا

دو راه کلی برای رفع این خطا وجود دارد که راه اول پاک کردن یا اصلاح فرمولی است که باعث CR شده است که سلولی که باعث CR شده است را ویرایش کرده و فرمول آنرا طوری اصلاح می‌کنیم که باعث Loop نشود.
راه حل دیگر فعال کردن گزینه Iteration در Excel Options است. در این وضعیت ما CR را کنترل می‌کنیم و نه حذف. بدین ترتیب که به Excel می‌گوییم که اگر در جایی دچار Loop شد، این Loop را 100 بار اجرا کن (این حلقه را 100  بار ادامه بده) و سپس کار را تمام کن.
برای فعال کردن وضعیت Iteration در Excel Options گروه Formula و سپس Enable iterative Calculation را در حالت فعال قرار می‌دهیم و تعداد دفعات اجرای را تعیین می‌کنیم.

استفاده از این تکنیک برای ساختن Loop در اکسل اصلا توصیه نمی‌شود زیرا شما باید Calculation رادر حالت Manual قرار دهید و … و در ضمن ابزارهای کنترلی برای خارج شدن از Loop به سختی ساخته می‌شوند و این در حالی است که در VBA این کار به سادگی با دستوراتی مانند DO-LOOP  /  FOR-NEXT قابل اجراست و اگر شما در کتابهای مرجع Excel و یا اینترنت جستجو کنید خواهید دید که از این قابلیت سخنی به میان نرفته است و دلیل آن همان است که ذکر شد.