کاهش حجم فایل اکسل | مطالب کمیاب در حسابداری

حذف فرمت های اضافه ی فایل اکسل

آموزش اکسل, ترفندهای اکسل آبان ۳, ۱۳۹۹ ۱:۳۴ ب.ظ ۳۹۷ بازدید ۰

در این مقاله میخواهیم سرعت عملکرد فایل اکسل را افزایش بدهیم. اما چطور؟

گاهی اوقات، فایل اکسل فرمت های اضافه ای دارد که فاقد اطلاعات است. اما وجود این فرمت های اضافه در فایل اکسل باعث افزایش حجم آن و در نتیجه کاهش سرعت عملکرد فایل میشود.

برای حذف فرمت های اضافه چندین راه حل وجود دارد که در ادامه به بررسی تک تک این راه ها میپردازیم.

۱_ راه حل عمومی

عمومی ترین و ساده ترین راهی که به ذهن هر فردی میرسد این است که سلول های فاقد اطلاعات را انتخاب کند و سپس تمام فرمت های موجود در آن سلول ها را به طور کامل پاک کند.

برای پاک کردن فرمت های اضافه ی فایل اکسل به وسیله ی این روش، ابتدا باید تمام سلول های دارای فرمت که بدون اطلاعات هستند را انتخاب کنیم و بعد از تب Home و گروه Editing، لیست بخش Clear را باز کرده و

سپس گزینه ی Clear All را میزنیم تا تمام فرمت های اضافه فایل اکسل پاک شوند.

اما این روش را زمانی بکار میگیریم که اطلاعات ما کم باشد و در صورتی که اطلاعات و شیت های ما بسیار زیاد باشد باید از روش های دیگر که در ادامه آنها را میگوییم استفاده کنیم.

۲_ استفاده از افزونه ی Inquire

این افزونه در آفیس های ۲۰۱۳ به بالا موجود است، اما پنهان است. برای اضافه کردن افزونه ی Inquire به تب های اکسل باید مراحل زیر را طی کنید:

۱.به قسمت File میرویم.
۲.وارد گزینه ی Options میشویم.
۳.به بخش Add-ins میرویم. در بخش manage لیست آن را باز میکینیم وگزینه ی Com Add-ins را کلیک میکینم و Go را میزنیم.
۴.در بخش Com Add-ins تیک گزینه ی Inquire را میزنیم و بر روی OK کلیک میکنیم.

حال اگر به تب های اکسل نگاه کنیم، خواهیم دید که تب جدیدی به نام Inquire افزوده شده است.

برای استفاده از افزونه ی Inquire در حذف فرمت های اضافه ی فایل اکسل، وارد تب Inquire میشویم و بر روی گزینه ی Clean Excess Cell Formatting کلیک میکنیم.

سپس پنجره ای باز میشود و از ما میپرسد که حذف فرمت های اضافه در تمام شیت ها انجام شود یا فقط بر روی شیتی انجام شود که اکنون بر روی آن کار میکنید.

بعد از انتخاب گزینه ی مدنظرمان بر روی OK کلیک میکنیم و خواهیم دید که تمام فرمت های اضافه پاک شدند. در انتها هم یک اخطار مبنی بر اینکه میخواهید تغییرات ذخیره شوند یا نه، برای ما می آورد که می توانیم تغییرات را ذخیره بکنیم یا نکنیم.

۳_ استفاده از افزونه ی پروفسور اکسل

افزونه پروفسور اکسل بهترین و کاملترین راه، هم برای حذف فرمت های اضافه و هم برای کاهش حجم فایل اکسل است. این افزونه قابلیت های متفاوتی دارد که یکی از این قابلیت ها، حذف فرمت های اضافه است.

برای حذف فرمت های اضافه توسط این افزونه باید وارد تب PROFESSOR EXCEL بشویم و از لیست بخش Finalize، گزینه ی Reduce File را انتخاب کنیم.