Table مهمترین قابلیت اکسل 2007 و بالاتر

به نظر شما مهمترین ابزاری که در Excel 2007 اضافه شده است چیست؟

هنگامی که که این سوال را در کلاسی از فراگیران پرسیدم جوابهایی مانند تابع SumIFs و یا Conditional Formatting , .. از آنها شنیدم . اما به نظر من :

مهمترین تغییر Excel 2007 ابزاری است به نام Table

و این ابزار آنقدر اساسی و مهم است که تمامی فایل هایی که اینجانب طراحی می‌کنم حتما بر اساس Table ها طراحی می شود و آنقدر این ابزار به کاربران کمک میک ند که می‌گویم:

شما اجازه ندارید در اکسل فهرستی داشته باشید مگر اینکه آن فهرست را Table کرده باشید.

جدول‌ها در اکسل یکی از ابزارهای قدرتمند برای سازماندهی و تحلیل داده‌ها هستند. با استفاده از جداول در اکسل می‌توانید داده‌ها را به شکل منظم و سازمان‌یافته نمایش دهید، فرمول‌ها و عملیات را بر روی داده‌ها اعمال کنید و نتایج را به صورت خودکار به‌روز رسانی کنید.

حالا امیدوارم که آمادگی آشنایی با این ابزار کلیدی را داشته باشید و در این مقاله سعی بر آن است که قابلیت های این ابزار بسیار مهم را برای شما بازگو نمایم.

مقدمه:

شاید یکی از کاربردهای اصلی Excel ، محلی باشد برای ذخیره داده‌‎‌ها .
به اصطلاح علمی تر در آموزش اکسل پیشرفته یعنی از Excel بعنوان Data Base استفاده می‌شود.
DataBase ها قابلیت‌هایی دارند که Excel ذاتا فاقد آنها است .
بعنوان مثال یک سطر در DB کاملا یکپارچه است و امکان ندارد که در هنگام Sort قسمتی آن جابجا شود و شاید بدانید که اگر در Excel یک ستون خالی در یک لیست داده ها داشته باشید هنگام Sort کردن ، حتما داده های شما بهم می ریزد.

هنگام فیلتر کردن در Excel نیز سطرهای خالی باعث ناپیوستگی می‌شوند. این گونه استفاده و محدودیت‌های Excel باعث بوجود آمدن ابزاری به نام List در Excel 2003 شد که بعلت قابلیت کمی که داشت اصلا استفاده نمی‌شد . در Excel 2007 مایکروسافت تصمیم گرفت که قسمتی از قابلیت DB ها را در Excel قرار دهد بنابراین Table را اضافه کرد.

ابزار Table در اکسل چیست؟

ابزاری است که برای یکپارچه کردن و مدیریت داده‌های مرتبط بهم در Excel استفاده می شود.

منظور از داده‌های مرتبط به هم یعنی همان فهرست هایی که هزاران بار در Excel ساخته‌اید. فهرست اموال، فهرست حقوق، فهرست فروش، فهرست …. و ما معمولا به این فهرست‌ها در گفتار روزانه‌مان “لیست” می‌گوییم.

مزایای استفاد ها از ابزار Table

1- در هنگام Scroll کردن نام ستونها را خواهیم دید (چیزی مشابه Freeze)

2- در Excel 2010 هنگام Scroll کردن یک لیست همواره گزینه Filter در دسترس ما خواهد بود

3- به شکل خودکار سطرهای ما را یک درمیان رنگ بندی می کند.

4- دارای ستون محاسباتی است. یعنی اگر ستونی ایجاد کنیم و در آن فرمولی بنویسیم ، فرمول تا آخر جدول به شکل خودکار کپی می شود . (به این خاصیت Calculated Column می گوییم)

5- در هنگام Sort و یا Filter ممکن نیست که سطر / ستون خالی باعث بهم ریختن داده ها شوند.

6- دارای سطر آخر برای نمایش محاسات است . (به این سطر Total Row می گوییم)

7- می توانیم در هنگام فرمول نویسی از اسامی Table استفاده کنیم و اینکار باعث خوانا شدن فرمولهای پیچیده ای مانند Vlookup / SumIFs می شود.

8- هنگام اضافه شدن سطری ، فرمولهای ستون های محاسباتی اتوماتیک در سطر جدید نیز کپی می شوند.

9- هنگام اضافه کردن سطر جدیدی Conditional Formatting و همچنین Data Validation اتوماتیک به سطر جدید نیز انتقال می یابد.

و اما مهمترین خاصیت Table: یک Table یک Dynamic Range است.

یعنی یک محدوده‌ای که به شکل خودکار بزرگ یا کوچک می‌شود.

یکی از بزرگترین دغدغه‌های کاربران حرفه‌ای Excel ساختن chart و Pivot Table ای است که هنگامیکه سطری به محدوده‌ی اطلاعات اضافه می‌شود، به شکل خودکار در Chart یا نتیجه Pivot Table نیز اضافه شود. که اینکار، این مشکل، این خواسته با معجزه ، معجزه‌ای به نام Table به شکل 100% مرتفع شده است. در Excel 2003 کاربران با تکنیک‌هایی مانند Offset + CountA این کار را با محدودیت‌هایی رفع می‌کردند اما در Excel 2007 کافیست که هنگام ساخت Chart یا Pivot محدوده آنرا قبلا به شکل Table در آورده باشید.

آموزش عملی نحوه ایجاد Table در اکسل

در زیر یک راهنمای سریع برای استفاده از ابزار جدول در اکسل آورده شده است:

انتخاب داده: قبل از ایجاد جدول، داده‌های خود را انتخاب کنید. مطمئن شوید که همه سطرها و ستون‌ها در داده‌های انتخاب شده شامل می‌شوند.
ایجاد جدول: از منوی “Insert” (در بالای صفحه) گزینه “Table” را انتخاب کنید. در پنجره‌ای که ظاهر می‌شود، بازه داده‌ها را بررسی کنید و مطمئن شوید که محدوده داده‌ها صحیح است. سپس دکمه “OK” را بزنید.
تنظیمات جدول: در این مرحله، می‌توانید تنظیمات جدول را ویرایش کنید. معمولاً Excel به‌طور خودکار نام جدول را بر اساس محدوده داده‌ها تشخیص می‌دهد، اما شما می‌توانید آن را تغییر دهید. همچنین، اگر داده‌های شما شامل ردیف‌های سربرگ هستند، می‌توانید گزینه “My table has headers” را فعال کنید تا Excel این ردیف‌ها را به‌عنوان سربرگ‌های جدول شناسایی کند.
عملیات با جدول: با ایجاد جدول، شما می‌توانید از عملیاتی مانند مرتب‌سازی، فیلترینگ، ایجاد فرمول‌های خودکار و غیره بر روی جدول استفاده کرده و نتایج را به صورت خودکار به‌روز رسانی کنید.
در زیر توضیحاتی درباره عملیات مختلف با جداول در اکسل آورده شده است:

مرتب‌سازی (Sorting): با جدول ساخته شده، می‌توانید داده‌ها را بر اساس ستون‌های مختلف مرتب کنید. برای این منظور، روی سربرگ ستون کلیک کنید و سپس از منوی “Sort” (در بالای صفحه) یا با استفاده از دکمه‌های مرتب سازی در نوار ابزار، نوع مرتب‌سازی (صعودی یا نزولی) را انتخاب کنید.

فیلترینگ (Filtering): با استفاده از فیلترها می‌توانید داده‌ها را بر اساس شرایط مختلف فیلتر کنید. برای اعمال فیلترها، روی سربرگ ستون کلیک کنید و سپس از منوی “Filter” (در بالای صفحه) یا با استفاده از دکمه‌های فیلتر در نوار ابزار، شرایط فیلتر را تنظیم کنید.

فرمول‌های خودکار: با استفاده از جداول، می‌توانید فرمول‌های خودکار را روی داده‌ها اعمال کنید. برای ایجاد یک فرمول در سلولی از جدول، به طور معمول از نام ستون‌ها به جای آدرس سلول استفاده کنید.

به عنوان مثال، اگر ستون اعداد در جدول شما “A” نام دارد، می‌توانید فرمولی مانند “=SUM(A2:A10)” را در سلول دیگری از جدول قرار دهید تا مجموع اعداد در این بازه محاسبه شود. فرمول‌های خودکار به‌طور خودکار با تغییر در داده‌ها به‌روز می‌شوند.

اضافه کردن ردیف و ستون: در صورت نیاز، می‌توانید ردیف‌ها و ستون‌های جدیدی به جدول

برای ساخت یک Table کافیست که در جایی در لیست خود کلیک کنید و سپس کلید CTRL+T یا CTRL+L را بزنید البته از Insert–>Table هم می شود یک Table را ساخت.

شما در لینک زیر تمامی تکنیک های کار با Table را از سایت مایکروسافت فرا می‌گیرد. اگر هم انگلیسی نمی دانید، خیلی مهم نیست و باز هم مقالات را ببینید . عکس‎‌های بسیار گویای آن به شما کمک می کند.

مقالات آموزشی Table در سایت مایکروسافت

آموزش فرمول نویسی در Table

محدودیت‌های ابزار Table

می‌توان گفت که Table هیچ محدودیتی ایجاد نمی کند اما بهتر است بدانید که در Table ها نمی توانید Merge کنید که البته این موضوع بسیار حائز اهمیت است و استفاده از Merge در لیست ها(فهرست) ها کاملا غیر مجاز است زیرا باعث می شود که بسیاری از فرمانها با اشکال مواجه شوند.

تنها گزینه ای که بعد از Table کردن غیر فعال می شود Share کردن یک فایل Excel است یعنی دیگر نمی توان چندین نفر به طور همزمان روی فایل کار کنند . توجه داشته باشید که این Share کردن با اینکه یک فایل را در شبکه برای استفاده دیگران قرار دهید کاملا متفاوت است. توجیه این موضوع می تواند این باشد که اگر شما به Table که همزمان توسط چندین نفر استفاده شود احتیاج دارید بروید سراغ Access که ذاتا این قابلیت را دارد.

Table+Share=Access