4نکته کاربردی اکسل که هر کاربر باید بداند!
نکات کاربردی اکسلی
4 نکته کاربردی اکسلی که بسیار مهم می باشد و هر کاربر اکسل چه در سطح مقدماتی چه در سطح پیشرفته اکسل باید آن ها را بداند بداند در ادامه به شرح زیر ارائه شده است.
نکته کاربردی اول اکسل: جدا کننده
اگر عددی داشته باشیم و بخواهیم این عدد را در داخل محدوده‌ای از سلولها بطور مثال (D4:M11) تکرار کنیم، برای این کار پس از انتخاب محدوده و درج عدد مورد نظر با استفاده از کلیدهای میانبر Ctrl + Enter عدد مذکور در داخل همه سلولها تکرار خواهد شد.
حالا اگر این اعداد را بخواهیم سه رقم، سه رقم جدا کنیم در زبانه (Tab)،Home در قسمت Number بر روی گزینه کاما (,)کلیک کرده و عمل جداسازی مطابق شکل زیر انجام می‌شود.
ولی جداسازی اعداد بدین ترتیب با کاما (,) همانگونه که ملاحظه می‌نمایید با دو رقم ممیز نشان داده می‌شود، ضمن اینکه اگر سلولها را بخواهیم وسط چین کنیم اجازه وسط چین کردن، داده نمی‌شود. چرا؟
به این خاطر که فرمتش طوری تعریف شده است که فضای خالی را با فاصله (Space) پُر می‌کند و در نتیجه این اعداد نمی‌توانند وسط چین بشوند.
آن قسمت که اجازه نمی‌دهد وسط چین بشود قابل حل نیست ولی قسمتی که پیش فرض آن دو رقم ممیز می‌گذارد را می‌توانیم اصلاح کنیم که از این به بعد هر وقت گزینه کاما (,) را استفاده کردیم بدون ممیز به ما نشان بدهد.
حالا چه طوری می‌توانیم این مورد را اصلاح کنیم؟
برای این کار باید تنظیمات ویندوز (Windows) را تغییر دهیم. خوب ابتدا Start را باز می‌کنیم و Region & Language را جستجو و پیدا می‌کنیم.
این روش برای ویندوز 10 می باشد و اگر شما از سایر ویندوزها استفاده می‌کنید، در قسمت کنترل پنل (Control Panel) گزینه Region & Language Setting را پیدا کنید و گزینه Additional Date Time & Regional Settings را انتخاب می‌کنیم.
در این پنجره، که در تمامی ویندوزها میتوانید پیدا کنید، بر روی Region کلیک می‌کنیم و پنجره Region باز می‌شود.
در این پنجره یک سری تنظیمات انجام می‌دهیم که بر روی کلیدی که برای جدا کننده در اکسل قرار داده شده، تاثیر گذار می‌باشد. برای این کار کجا باید برویم؟ بدین منظور گزینه Additional Setting را انتخاب می کنیم.
سپس در پنجره زیر، قسمت Currency تنظیماتی است که در آن کاما(,) از اینجا آن را دریافت می‌کند.
قسمت اول Currency Symbol را باز نموده و می‌توانیم ریال یا دلار ($) را انتخاب کنیم.البته این قسمت تاثیر زیادی در کارایی ما برای آن گزینه نخواهد داشت.
قسمت دوم Positive Currency Format برای جایگاه علامت Currency می باشد که بستگی به نظر شما، میتوانید ابتدا، آخر، با فاصله یا بدون فاصله را انتخاب کنید.
قسمت بعدی Negative Currency Format می باشد و برای جایگاه قرارگیری علامت Currency و علامت منفی در اعداد منفی می‌باشد.
به طوریکه اعداد منفی را داخل پرانتز قرار دهیم یا فقط عدد منفی را بگذاریم که در اینجا اگر شما هنگامی که کاما (,) را انتخاب می‌کنید
عدد شما منفی و در داخل پرانتز گذاشته شده و نمی‌خواهید در داخل پرانتز باشد، چه کار باید بکنید؟ یک فرمت عدد منفی انتخاب می‌کنید.
قسمت بعد Decimal Symbol می باشد و برای این است که ممیز به چه صورت باشد که بهترین حالت آن نقطه (. )می‌باشد
قسمت مهم بعدی جایگاه مشخص شده در تصویر زیر است که تعداد رقم ممیز را مشخص می‌کند.
برای این قسمت به صورت پیش‌فرض روی صفر(0) قرار می‌دهیم تا از این به بعد بدون ممیز نشان بدهد و بقیه قسمتها را کاری نداریم.
در ادامه در این پنجره چند نکته‌ی مهم دیگر را اشاره خواهیم کرد.
نکته کاربردی دوم اکسل : تاریخ
یکی دیگر از ترفند های اکسل در خصوص تاریخ می باشد.
در مورد تاریخ از آنجایی که معمولاً برای تاریخ میلادی اول روز، بعد ماه و بعد سال را انتخاب می‌کنیم، پس در اینجا تاریخ را به همان فرمتی که معمولاً استفاده می‌کنیم تغییر می‌دهیم.
یعنی در ابتدا (D) بگذارید، بعد(M) بگذارید و در قسمت آخر هم (YYYY). یعنی اول روز، بعد ماه، بعد سال.
یا حتی میتوانید به این صورت بنویسید که اول سال (YYYY)، بعد ماه (MM)و بعد روز (DD) و به این صورت تنظیم کنید که از این به بعد تاریخ میلادی را بر این اساس می‌نویسید و برنامه اکسل شما نیز متوجه این موضوع می‌شود.
ولی اگر به شکل حالت قبل به ترتیبی که بخواهید ابتدا روز و بعد ماه را بنویسید، کلاً عدد خروجی با آن تاریخ که وارد می‌کنید متفاوت خواهد بود.
نکته کاربردی سوم اکسل: اعداد
ترفند دیگر در قسمتNumber ، List Separator می‌باشد.
کلیه فرمول‌هایی که می‌نویسیم یک جدا کننده دارند، البته نه برای همه فرمول‌ها ولی اکثر فرمول‌ها یک جداکننده دارند که به قسمت بعد می‌رود و هنگامی که می‌گوییم که خوب کاما (,) می‌گذاریم که برویم به قسمت بعد فرمول و خیلی‌ها وقتی کاما (,) می‌گذارند به قسمت بعد نمی‌رود.
چرا؟
چون List separator برنامه شما (,) نیست. پس چیست؟ حتماً علامت دیگری است، حالا می‌تواند نقطه کاما (;) یا نقطه کاما برعکس یا هرچیزی باشد که لازم است حتماً آن را در حالت کاما (,) بگذارید.
تا از این به بعد وقتی فرمولی را می‌نویسیم و می‌گوییم که در داخل قسمت بعد می‌خواهید بروید، برای شما هم کاما (,) اعمال شود.
Ok را می‌زنیم و پنجره را می‌بندیم.
تمامی تنظیمات مهم گفته شد. خوب حالا محدوده داده‌ها را انتخاب می‌کنیم، کاما (,) را می‌زنیم. مشاهده می کنید که ممیز نمایش داده می‌شود.
اگر بخواهیم عددها را هم وسط چین کنیم. با این کاما (,) راه حلی وجود ندارد که بتوانید کاما (,) را وقتی می‌زنید آن حالتی قرار گیرد که بتوانیم وسط چین هم بکنیم
ولی استفاده از کلیدهای ترکیبی Ctrl+Shift+1 فرمتی می‌باشد که به شما اجازه می‌دهد مطابق شکل زیر اعداد را پس از استفاده از کلیدهای میانبر مذکور، با استفاده از قسمت Alignment در زبانه Home وسط چین کنید.
در شکل بالا همانگونه که ملاحظه می‌کنید اعداد سه رقم ممیز دارند که ممیزها را می‌توانیم مطابق شکل زیر در قسمت Numbers عمل نموده و نمایش ندهیم.
نکته کاربردی چهارم اکسل : تبدیل اعداد با فرمت متنی به فرمت عددی
فرض کنید می‌خواهیم جمع اعداد درج شده در سلولهای (A1:A8) را بدست آوریم.
خوب می‌نویسیم مساوی SUM پرانتز باز، محدوده اعداد (A1:A8) را انتخاب می‌کنیم، پرانتز بسته و Enter،
ولی نتیجه برابر صفر می‌شود. چرا؟
علت این امر فرمت اعداد درج شده می‌باشد که به صورت متنی می‌باشند. برای حل این مشکل دو راه وجود دارد:
راه حل اول که به عنوان راه اصلی این کار می‌باشد اینکه محدوده اعداد (A1:A8) را انتخاب کرده، کلیک راست و سپس گزینه دوم را با عنوان “Convert to Number” انتخاب می‌کنم و بدین ترتیب کلیه اعداد از فرمت متنی به فرمت عددی تبدیل می‌گردد.
راه حل دوم کلیک راست و گزینه Paste Special را انتخاب کرده و در منوی باز شده از قسمت Paste، گزینه Values را تیک زده و از قسمت Operation نیز گزینه Multiply را انتخاب کرده و Ok می‌کنم.
بدین ترتیب اعداد در عدد یک ضرب شده و از فرمت متنی به فرمت عددی تبدیل می‌شوند و جمع اعداد را ملاحظه می‌نمایید.
جهت مشاهده آموزش ویدئویی ترفند چهارم بر روی لینک زیر کیلیک کرده و آن را داخل پیج ایسنتاگرام مطالب کمیاب در اکسل و حسابداری ( softwaretrain ) مشاهده فرمایید .
دیدگاهتان را بنویسید